Kiedy warto zastosować Outsourcing Back Office w firmie?

Rola sprawnie działającego obszaru back office firmy jest nie do przecenienia. Nie zawsze jednak stworzenie odrębnych stanowisk i zatrudnienie personelu jest możliwe. Główną przeszkodą są wysokie koszty. Rozwiązaniem jest wówczas outsourcing back office. To sposób na zredukowanie wydatków, a jednocześnie gwarancja, że tzw. zaplecze firmy będzie działało efektywnie jaki nigdy dotąd.

Czym jest outsourcing back office?

Działalność firmy można podzielić na obszar front office i back office. Czynności z zakresu front office to kluczowe dla przedsiębiorstwa interakcje z klientami. Sama zresztą nazwa nawiązuje do przestrzeni, w której klient może porozmawiać bezpośrednio z reprezentantem firmy.

Jednak sprawnie działający front office to za mało, aby zapewnić przedsiębiorstwu efektywną działalność. Niezbędny jest jeszcze skuteczny back office, czyli zaplecze administracyjne. Składa się na niego szereg czynności, które wspierają podstawową działalność. Są to więc przede wszystkim:

• księgowość,
• procesowanie płatności,
• obsługa korespondencji,
• zarządzanie systemami informatycznymi.

Bez dobrze działającego back office, front office również nie będzie skuteczny. Warto więc zadbać o profesjonalną obsługę tego obszaru korzystając z usług podmiotu zewnętrznego, czyli tzw. outsourcingu.

Kiedy outsourcing back office firmie to strzał w dziesiątkę?

Outsourcing back office to rozwiązanie, które z pewnością docenią właściciela mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. We wszystkich tych przypadkach stworzenie odrębnego działu administracyjnego wiązałoby się z koniecznością ponoszenia olbrzymich kosztów, często czyniących podstawową działalność nierentowną. Zlecenie realizacji tych zadań podmiotowi zewnętrznemu to sposób na znaczące zredukowanie tych wydatków. Ponadto przedsiębiorca przestaje poświęcać swój cennych czas na czynności administracyjne, a zamiast tego skupia się wyłącznie na działaniach generujących przychód i rozwoju firmy.

W przypadku dużych przedsiębiorstw usługi outsourcingu back office to sposób na optymalizowanie kosztów. Do niedawna trudno było sobie wyobrazić firmę zatrudniającą powyżej 250 pracowników, która nie miałaby własnego działu księgowości, kadr i płac czy informatycznego. Obecnie jednak również duże przedsiębiorstwa decydują się na outsourcing, chcąc poprawić wyniki finansowe.

Jakie są zalety outsourcingu back office firmie?

Koszty administracyjne firmy są olbrzymie. Zaangażowanie specjalistów od księgowości, kadr i płac czy informatyków wymusza na przedsiębiorcach comiesięczne ponoszenie bardzo obciążających wydatków. W czasie kryzysu gospodarczego i pędzącej inflacji jest to szczególnie odczuwalne. 

Decydując się na outsourcing back office, koszty tej obsługi są znacząco niższe, ponieważ opłacane są wyłącznie zadania faktycznie wykonane, a nie sam fakt zajmowania etatu przez pracownika.

Zlecenie zadań back office firmie zewnętrznej to oszczędność czasu. Przedsiębiorca nie musi tracić cennych godzin na nadzór wszystkich procesów administracyjnych. Może zająć się właściwą działalnością służącą zwiększaniu przychodów, a pozostałe czynności zlecić specjalistom.

Korzystanie z usług outsourcingowych daje gwarancję, powierzania czynności administracyjnych specjalistom, którzy znają się na rzeczy. Świadczą o tym opinie wystawione przez dotychczasowych klientów. Decydując się na taką współpracę, nie ma ryzyka, że firma outsourcingowa nie będzie mała odpowiedniego doświadczenia w realizacji zadań z obszaru back office. Takiej pewności nigdy nie daje zatrudnienia pracownika na etacie.